Vingaards Officin - Personoplysninger
Vingaards Officin – Bogtryksmuseet i Viborg
Behandling af personoplysninger
Seneste udgave: 14. marts 2023.
Hermed opfyldes den dokumentationspligt, der påhviler en frivillig forening i
medfør af EU’s persondataforordning af 25. maj 2018. Foreninger er omfattet af pligten i
fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel
som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger,
oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).
Vi ajourfører punkterne herunder løbende.
Vingaards Officin – Bogtryksmuseet i Viborg
Lundvej 8
DK-8800 Viborg
CVR-nummer: 3343 5878
1. Hvem har ansvaret for
databeskyttelse i foreningen?
Følgende bestyrelsesmedlemmer:
- Formand: Jørgen Høybye, (+45) 2066 9778
- Kasserer: Thony E.Pedersen, (+45) 2049 9395
som kan kontaktes via foreningens e-mailadresse
2. Hvad er formålene med behandlingen
Varetagelse af medlemsforhold, herunder aktivitetsudøvelse,
kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
3. Hvilke personoplysninger behandler vi?
Almindelige personoplysninger:
a) Navn
b) Mailadresse
c) Telefon
d) Adresse
e) Dato for indmeldelse/udmeldelse
f) Dato for kontingentbetaling for medlemmer af aktivgruppen
Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
g) CPR-nummer
h) Børneattester
4. Hvem behandler vi oplysninger om?
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
a) medlemmer
b) medlemmer af aktivgruppen
5. Hvem videregives oplysningerne til?
Medlemmernes mailadresser bruges til udsendelse af medlemsinformation.
Medlemsinformationer udveksles mellem bestyrelsesmedlemmer.
Derudover videregives oplysningerne ikke.
6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
Vi opbevarer
a) almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter medlemskabets ophør.
b) følsomme personoplysninger på aktivgruppens medlemmer i op til 5 år efter opgør af foreningsmedlemskabet.
7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?
Vi opbevarer
a) alle almindelige personoplysninger på bestyrelsesmedlemmers personlige computere, som er låst inde, og som er beskyttet af password, som kun det enkelte bestyrelsesmedlem kender til.
b) alle personfølsomme oplysninger udelukkende i foreningens e-boks.
8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vor juridiske rådgiver og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og
Datatilsynet.
9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT- system?
Der anvendes udelukkende almindelige kontorprogrammer, som for eksempel MS-Office eller LibreOffice.
Ja: Filer, der indeholder personoplysninger, er beskyttet af et kodeord, der ikke er identisk med noget bestyrelsesmedlems personlige password.
